Kaucja ma spełniać rolę gwarancyjną i zabezpieczającą obu stron transakcji najmu, jednak brak wiedzy na jej temat często powoduje problemy - począwszy od ustalenia jej wysokości, a kończąc na sposobie rozliczenia.
Sięgając do najbardziej podstawowej funkcji kaucji, należy wymienić przede wszystkim funkcję zabezpieczenie roszczeń wynajmującego z tytułu niezapłaconego czynszu lub też szkód wyrządzonych w trakcie najmu przez lokatora. Ponadto tego typu opłata zabezpiecza również świadczenia niezależne od wynajmującego, czyli koszty dostawy energii, gazu, wody oraz odbiór ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych. Warto sporządzić umowę na podstawie zapisów ustawowych, które szczegółowo wyjaśnią przeznaczenie kaucji. Prócz jej najbardziej oczywistego przeznaczenia w takim dokumencie można zawrzeć:
Wbrew powszechnej opinii, kaucja nie zawsze zawsze przepada lub musi być rozliczona na poczet ostatniego miesiącu najmu. W przypadku braku roszczeń wynajmującego, cała kwota podlega zwrotowi i nie może być zatrzymana z jakiegokolwiek powodu. Ponadto kaucja powinna być zwrócona najpóźniej miesiąc od opuszczenia lokalu. Każdy inny przypadek musi wynikać z dobrowolnej umowy między stronami.
Prócz umowy należy też pamiętać o spisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego, w którym należy zamieścić wszelkie uwagi najemcy do stanu lokalu. Mowa tu o aktualnej kondycji sprzętów, wyposażenia wnętrz, ścian, podłóg, oświetlenia, ale też odczyty liczników wraz z ich numerami. Protokół musi być poszerzony o zdjęcia. Będzie to przydatne podczas zdawania lokalu, kiedy wynajmujący sprawdza mieszkanie z najwyższą dokładnością.
Wysokość kaucji najczęściej jest równa wysokości jednej opłaty dla wynajmującego, dlaczego tak jest? – ponieważ kwota pobierana przy podpisywaniu umowy najmu standardowego mieszkania jest ograniczona do dwunastokrotności miesięcznego czynszu. Gdy mowa jednak o umowach najmu okazjonalnego maksymalna wysokość kaucji ograniczona jest do równowartości sześciomiesięcznego czynszu. Trzeba też wiedzieć, że niedozwolone jest pobieranie kaucji przy umowach najmu lokali zamiennych i socjalnych.
Podsumowując, kaucja pełni formę zabezpieczenia interesów zarówno wynajmującego jak i najemcy. Odpowiednio sporządzona umowa najmu musi być poszerzona o umowę dotyczącą kaucji gdzie szczegółowo będą opisane przypadki jej wykorzystania. Dokument wsparty skrupulatnie sporządzonym protokołem zdawczo-odbiorczym, może mieć kluczowe znaczenie przy końcowych rozliczeniach.